スカウトメールにようやく返信があった、求職者集客サービスに掲載していた求人にエントリーがあった。人材紹介事業者としては、ここからようやくエージェントとしてのメイン業務が始まることとなります。
ところが、いざ日程調整をしようとしても、求職者から連絡が返ってこないことや、面談当日に来なかったなど、なかなかスカウトの返信から面談設定ができずお困りのエージェントも多いのではないでしょうか？今回はそんな人材紹介事業者のために、面談の離脱率を低下させ、面談設定率をアップさせる「ひと工夫」について、解説します。
鉄は熱いうちに打て！！スカウトの返信からの即レスは1時間以内！？
最も基本的な施策のひとつですが、スカウト返信が来てすぐに求職者に連絡はとられていますか？ スカウトの返信をする＝スカウトメールに一番興味が高い時です。今まさにスマホやPCから、あなたのスカウトメールに心を動かされ、アクションを起こした瞬間。
その瞬間にコンタクトをとって日程調整をすることは、面談設定率を下げないテクニックのひとつです。返信から半日近く連絡があくと、スカウトメールの内容も記憶から薄れていたり、すでに他の人材紹介会社とコンタクトをとって面談の設定がされていることも・・・。
1日受信箱いっぱいのスカウトメールを受け取っている求職者に、どのエージェントよりも一早くコンタクトをとることで、温度感が高い状態で面接日程の調整まで完了させましょう。
面談設定はできる限り最短でスケジュール調整を！
面談日はスカウトのメールへの返信から、日にちを開けないように工夫しましょう。面談から数週間や1ヶ月近く間隔をあけてしまうと、他の人材紹介会社や自己応募経由で選考が最終フェーズに進んでいることも、大いにあり得ます。
また、在籍中の方は数週間で働く環境が変わり、多忙や社内体制の変更などのから当初あった面談の意欲がなくなっていることも。転職意欲や転職状況が変わる前にできる限り早く面談日を設定することが重要です。
転職意欲が高い状態で面談まで運ばないことが求職者の気の迷いを生み、面談に来なかったり、途中で連絡がとれなくなる原因につながります。
電話やSNSなど、メール以外のツールで連絡を！
より早く連絡をとり、より早く面談日を設定し、より早く信頼関係を構築するためにコミュニケーションをとるツールとして、メール以外を利用する人材紹介会社は圧倒的に多いです。
電話でコミュニケーションをとりながら、今後の適切な連絡手段を決める。電話が繋がらなかった場合は、その旨をSMSで伝言を残す。など、初回面談設定前から複数のツールを使って面談設定率をアップさせている人材紹介会社も少なくありません。
履歴書や求人など情報管理が必要なものはメールで、ライトな連絡はSNSでなどと使い分ける人材紹介会社もいらっしゃいます。
メールだけでは、どうしても生まれてしまうタイムラグを少しでも解消できるように、ファーストコンタクトからしっかりと連絡をツールを確立させましょう。
メール以外のコミュニケーションツール例
- 電話
- SMS（ショートメッセージ）
- LINE
- messenger（Facebook）
また、まずは「プレ面談」として電話で即座にコミュニケーションをとり、求職者の転職意欲・温度感を確認することも、面談の機会損失を防ぐ施策としては有効です。プレ面談を行うか行わないかで、面談の離脱率の軽減につながるだけでなく、質の高い面談を実施でき、結果成約率のアップも見込めます。
まとめ
面談設定率のアップにはスピード感が最も重要なので、より早く初回面談設定ができるように社内フローの整備も重要です。
- スカウトメールの返信はすぐにアクションを
- スカウトの返信から面談日までの間隔をあけない
- メール以外の連絡手段を使う
これからを工夫して音信不通を未然に防ぎ、面談設定率をアップさせましょう。
求職者との初回面談が無事に実施できた際に、より求職者をグリップできるには、複数の求人から応募承諾を得る必要があります。自社の求人だけでは複数の求人を提案することが難しい場合は、求人データベースの活用をしてみてもよいかと思います。
