人材紹介の業務フローの詳細|スムーズにおこなうポイントを解説

人材紹介の業務フローの詳細|スムーズにおこなうポイントを解説

人材紹介の業務内容を整理してビジネスを円滑に進めよう

人材紹介の業務内容を整理してビジネスを円滑に進めよう

「自分で独立して人材紹介会社を立ち上げることを考えているが、何から始めていいのかが分からない」「会社員で働いているうちに人材紹介業の知識を持っておきたい」という人も多いのではないでしょうか。

予定通りに開業すうるためには、業務内容をしっかりと知った上で手続きを進めることが大事なポイントです。今回は、人材紹介業でおこなう仕事の基本や業務フローを解説します。

人材紹介業の基本

人材紹介業の基本

人材紹介業で利益を出す仕組みや報酬の概要や、2つのタイプの人材紹介の提供方法を紹介します。概要と登録者が就職するまでの主な流れなどについてみてきましょう。

人材紹介業のビジネスモデル

人材紹介業がおこなう主な業務内容は、人材を求めている企業と求職者の間に入り、互いのニーズや能力などを考慮してマッチングすることです。

報酬の仕組みは成功報酬型で、求職者が入社した際に、求職者のその企業での年収の一定割合の金額が人材紹介会社に支払われます。人材紹介会社が受け取る報酬割合の業界平均は約3割です。

在庫や仕入れなどが不要の業界で、コスト節減がダイレクトに企業利益に反映します。企業側は募集や応募者の管理、面接・筆記試験などの手間や時間、コストが省けるメリットがあります。

また、求職者は人材紹介会社の担当者に面談や諸手続きを実施してもらうことで、効率的な転職活動ができます。人材紹介業務の大きな流れは次の通りです。

  1. クライアント企業から人材募集の依頼を受ける
  2. 適した人材を企業へ紹介
  3. 企業は人材紹介会社の推薦者の履歴などを確認し面談を実施
  4. 採用の場合は企業と求職者の間で雇用契約が結ばれる
  5. 企業から人材紹介会社に成功報酬が支払われる

人材紹介業の2つのタイプ

人材紹介業にもいくつかタイプがあります。ここでは登録型とサーチ型の2つのタイプの人材紹介について説明します。

求職者に希望の仕事を紹介する「登録型」

人材紹介業の中で最も一般的なタイプが、人材バンクとも呼ばれる登録型です。登録型では就職を希望する人に、自社サイトや郵送で職歴やスキル、希望する業務や業界などを仮登録してもらいます。

仮登録後は求職者に来社してもらい、面談およびコンサルタントをおこない登録が完了します。

企業から求人依頼が入ると、人材紹介会社の担当者はよりニーズに近い人材を登録者の中から探して、企業へ推薦します。

ハローワークのような一般的な求人とは違い、求職者が自分で求人を検索して仕事探しをする訳ではありません。企業と求職者の条件が合う求人募集であれば、担当者が求職者に連絡を入れて内容を説明し、面接を希望するかどうか意思確認をします。

採用・不採用の判断は企業がおこないます。求職者が登録してから採用されるまでには、約数週間から長い場合で半年ほどかかります。

企業の依頼でおこなう「サーチ型」

サーチ型とは、企業側から求人募集の依頼を受けてから、人材紹介会社が適した人材を探して紹介をおこなう形態です。サーチ型の人材紹介は、自社の登録者だけでなく未登録の人や現在就業中で転職を考えていない人も含めて、企業が希望する人材を探し出します。

サーチ型の人材紹介は、別名ヘッドハンティングやスカウト、エグゼクティブサーチとも呼ばれ、特に役職者クラスや経営者などの能力が高い人や、業界のスペシャリストを採用するときに用いられます。募集から採用までには約4~8ヶ月の期間を要します。

登録型人材紹介の業務フロー

登録型人材紹介の業務フロー

多くの人材紹介業が実施している「登録型」の人材紹介の、主な業務内容と流れについての詳細を解説します。

登録型の人材紹介は、登録手続きや面談など多くの業務がありますので、初めに業務の流れを把握しておきましょう。

転職希望者を募集し登録手続きをおこなう

業務の最初のステップとして、転職希望者に対して会社の宣伝をおこない登録者を増やす作業が必要となります。会社の宣伝方法は、ホームページ上で登録者を募集する・DMを送る・メールなどがあります。

登録までの一般的な流れとしては、求職者がサイトにアクセスし、問合わせフォームの必要事項に入力し送信します。この状態で仮登録になり、担当者が確認後、求職者に折り返し連絡をします。ここで来社と面談の日程を調整し、履歴書や職務経歴書などの書類提出および両者の面談がおこなわれます。

なお、求職者の本登録までの流れは、人材紹介会社によっても違いがあります。来社の際に提出する書類も履歴書のみのケースや、人材登録会社が用意するフォーマットに再度記入するなど会社によって違いがあります。

登録者との面接とヒアリングをおこなう

Webや書面で仮登録された求職者の情報をもとに、人材紹介会社で面接とヒアリングをおこないます。ここでの面接は、一般的な就職面接とは違い、お互い顔合わせをして求職者の転職希望条件や職務経歴などを確認することが中心の面接です。

もし、タイミングよく登録希望者の条件や希望に合う求人情報が来社した日にあれば、その場で求人情報を提供します。登録完了後は、後日登録者の希望職種や性格、将来のキャリアプランなどを考慮し、最適な求人情報があれば企業と登録者のマッチングをおこないます。

面接の日程調整と合否の通知をおこなう

人材紹介会社では、企業が希望している求人条件にあう登録者を選考します。その後、企業へ登録者紹介をおこない、企業で書類選考がおこなわれてgoサインがでたときに企業訪問・面接の日程調整をおこないます。

面接当日は、人材紹介会社の担当者が求職者に同行して企業訪問することもあります。面接が終了したら、後日合否の連絡は人材紹介会社に入ります。登録者への合否通知は人材紹介会社が代行しておこないます。

企業の最新求人情報は、人材紹介会社向けの求人データベースサービスを活用すると、より広いマーケットから登録者により適した企業を探すことができます。たとえばクラウドエージェントは約5,000件の求人データベースを利用できる、導入数No.1のサービスです。

また、人材紹介会社のノウハウを学べたり、これから事業を開始するのであれば起業のサポートがあったりと、その他のサービスも充実しています。相談は無料なので、気になることがある人はまず資料請求してみましょう。

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サーチ型人材紹介の業務フロー

サーチ型人材紹介の業務フロー

サーチ型の人材紹介の「企業からの依頼」と「適切な人材へのアプローチと紹介」の2つの業務について見ていきます。

企業からの依頼を受ける要件にあった人材を探す

サーチ型は企業からの依頼に基づき条件に見合った人材を登録者やその他のネットワークから探します。依頼の内容を確認し、人材要件や条件などをよく整理して見積書を作成し企業に提示します。

紹介する人材の探し方ですが、まず登録者の中から探してみます。もし、条件に合う登録者がいない場合には、より幅広い人材の中から推薦する人を見つけなくてはなりません。人材を他から見つける方法としては、近年ではSNSを使ったスカウト連絡が増えています。

また、独自の勉強会やイベントを開き、参加者情報から人材を探す方法や、企業でリリースする人事情報などをチェックしてアプローチする方法もあります。

アプローチおよび面談をおこなう

サーチ型では、企業からの依頼内容によって「ロングリスト形式」と「指名スカウト形式」の2種類に分けられます。

ロングリスト形式では、企業から必要な人材の業種や役職などの条件だけが指定されます。この条件をもとに人材をリストアップします。ここからの流れは登録型と同様で、担当者がアプローチして企業との面接までフォローします。

次に指名スカウト形式ですが、企業が具体的な人物を直接指名して、紹介を依頼してくるダイレクト型ともいえる方式です。対象者の連絡先などの情報を開示してもらえるケースと情報なしのケースがあります。

もし、情報がない場合は、人材紹介会社の情報網をもとに調査して対象者へアプローチをすることになります。指名スカウト型は、面接までの間に採用がほぼ確約されているケースが多く、より確実性のある紹介と言えます。

人材紹介会社の起業から開業までのフロー

人材紹介会社の起業から開業までのフロー

人材紹介業をスタートする際には、日々の業務の準備だけでなく会社組織を立ち上げるための準備が必要になってきます。また、国への許可申請手続きもおこなわなくてはなりません。必要になる諸経費や資金、書類などをチェックしておきましょう。

資本金と事務所の準備

人材紹介会社の設立には最低でも500万円の資本金が必要です。また、面積が20㎡以上の事務所の賃料、免許申請費用 (13,400円)、法人登記手続きの費用 (20万円)なども発生します。

このように、初期費用はトータルで約600~700万円かかりと想定しておきましょう。この他、報酬を得られるまでの運営資金も準備しておく必要があります。成功報酬型の人材紹介会社は、報酬を得られるまである程度の期間がかかるため、それを見込んだ資金を用意しましょう。

費用以外にも、情報保護や社員の配置などの準備も必要になります。個人情報は厳しい管理下で守られなければなりません。大事な情報を漏洩させないためには、アクセス制限や管理、また社員への徹底した通知や定期的な研修なども必要です。

さらに、企業内に必ず職業紹介責任者を置くことも必要です。職業紹介責任者とは、3年以上の職業経験があり厚生労働省主催の「職業紹介責任者講習会」を受講していることが条件となります。

有料職業紹介事業の許認可申請

人材紹介業は有料職業紹介事業に分類され、厚生労働省に業務申請をして認可を得る必要があります。申請は、事業所の所在地を管轄する都道府県労働局を経由して許認可申請をおこないます。申請から許可が下りるまでには平均で約2ヶ月を要し、場合によっては数ヶ月かかることもあります。

余裕を持ったスケジュールで免許取得の書類準備・申請をおこなうとよいでしょう。近年では免許取得を希望する企業が増加しています。申請数によっては許可が出るまでに数ヶ月かかることもありますので、予定通り開業を進めるためには、早めの行動が大切です。

なお、業務許可申請をして免許取得後の有効期間は3年で、5年ごとの更新が必要です。クラウドエージェントでは、開業に伴う免許申請のサポートなどもおこなっています。相談は無料となっていますので、まずは相談してみてはいかがでしょうか。

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業務をスムーズに進めるためのポイント

業務をスムーズに進めるためのポイント

人材紹介業を始めて軌道の乗るまでには時間がかかります。また、途中で課題や問題も山積することが予測できます。ここでは、より無駄を少なくするために実施したい事柄と導入におすすめのシステムについて解説します。

課題を明確にして改善を図る

開業後には、スタート時に決めて実施してきた業務の流れに問題がないかを、しっかり検証していく必要があります。各部署のリーダーから仕事の状況を定期的に報告をしてもらうなどの工夫をおこないましょう。

方向性は間違っていなくても業務の流れに無駄が多い場合は、無駄を省くことも大事です。各業務に責任者をおき管理を任せて、責任を明確にすることも必要と言えます。たとえば、サーチ型では「ヘッドハンター」と「リサーチャー」に業務分担すると、一つの業務に専念できより効率的になります。

管理ツールや管理システムを活用する

膨大な人数の登録者を管理するときには、管理専用のツールや管理システムを導入すると、より効率的に情報の管理ができます。登録している求職者の中から、より適正な人材をスムーズに見つけ出すことができます。

また、管理システムを利用すると膨大な情報を管理しやすくなります。登録者や取引企業の情報は、常にアップデートした状態で利用すると、仕事がよりしやすいでしょう。

情報管理の無駄と手間を省くためにも、管理ツールを上手に利用することをおすすめします。管理ツールやシステムで管理する内容は違いますが、一般的な管理内容は次の通りです。

  • 求職者の個人データの管理
  • 人材と仕事のマッチング検索機能
  • 現在進行中の選考を確認する進捗管理機能
  • 売上金の請求機能

業務をスムーズおこなうためには見直しが必要

業務をスムーズおこなうためには見直しが必要

人材紹介業を始めるときには、充分な準備期間をとった上で書類の準備や申請手続きをおこないましょう。予定した開業日までに許可が下りなければ、業務が開始できません。

また、開業後は常に業務方法や流れの見直しをして、改善する姿勢が大事です。クラウドエージェントどのサービスを利用すると、開業時のサポートや最新の求人データを活用できるなど、さまざまなサポートが受けられます。開業と運営段階の両方のサポートを希望しているならば、人材紹介サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

 

 


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